Depuis plusieurs années, vous entendez parler du cloud et de ses avantages. Problème : vous ignorez comment effectuer la transition de votre base de données vers ce nouvel hébergement sans nuire à votre productivité. Cette procédure est longue et nécessite une organisation rigoureuse, mais avec un accompagnement adapté, vous pourrez gérer cette transition sans nuire à votre workflow et ainsi assurer un bon retour sur investissement.
De nos jours, la migration vers Office 365 et ses services hébergés constitue un véritable avantage pour les entreprises. En effet, la migration des données permet de poursuivre vos activités à distance tout en assurant une meilleure protection des données et en simplifiant l’infrastructure, sans parler de la réduction des coûts en terme de maintenance et de licences.
Mais cette migration vers le cloud présente des défis importants, le premier étant le temps investi dans la transition (plusieurs mois), parfois réduit par une deadline imposée (fin de service d’une licence etc.). La problématique étant récente et complexe, les entreprises n’ont pas toujours les ressources en interne pour opérer cette transition. Cela nécessite de faire appel à une entreprise tiers spécialisée en informatique et surtout experte dans le domaine des migrations !
Autre enjeu : la productivité, car bien entendu, il vous faut aussi rester productif pendant une migration, ce qui sera possible si vous préparez un calendrier précis et réaliste de votre migration en trois étapes : pré-migration, migration et maintenance. Découvrez donc, dans cet article, les bonnes pratiques en la matière…
La phase de pré-migration
La pré-migration est sans doute l’étape la plus importante de votre transition. En effet, elle permet d’éliminer la plupart des problèmes éventuels de la transition informatique, dont la gestion du workflow et le maintien de la productivité.
1- L’analyse des données
Il est impératif d’avoir une vue globale des informations qui seront conservées après la migration. C’est l’occasion pour votre entreprise de faire l’inventaire des données et des serveurs, de recenser les informations utiles et d’éliminer les données dangereuses ou obsolètes (anciens comptes utilisateurs inutilisés par exemple).
2- L’anticipation des problématiques
Une fois les données de l’ancien Système d’Information triées, vous pouvez décider en amont de la configuration et des capacités des nouveaux serveurs, puis réfléchir aux difficultés qui pourraient se présenter et aux moyens d’y remédier (par exemple, l’envoi de pièces jointes volumineuses).
3- Prévoir la coexistence
La migration est un processus de modernisation qui s’étale sur plusieurs mois. Il est important de prévoir les dates de migration de chaque pôle en fonction des enjeux annuels de votre entreprise. Il se peut par exemple que certains services vous soient indispensables en fin de mois et que vous ne puissiez donc par exemple prendre le risque d’être accessibles ou inopérants même temporairement ! Il est également nécessaire de migrer en même temps tous les membres d’un même pôle afin de réduire la perturbation du workflow. Bref, en matière de migration, tout s’anticipe et se calcule…
4- Évaluer les stratégies de migration
Il faut ensuite décider de la solution de migration la plus adaptée aux besoins de votre entreprise. C’est notamment à cette étape que faire appel à un service d’experts de la migration vers le cloud peut s’avérer judicieux.
5- Test de solution après sinistre
Dans le pire des scénarios possibles, vous perdez vos données durant la phase de migration. Pas de panique ! C’est justement un point important à réfléchir en amont qui vous évitera tout désagrément de cet ordre. Il faudra déterminer un plan de restauration à long terme, afin de protéger vos informations pendant le passage au cloud, mais également une fois votre nouvel environnement informatique mis en place.
6- Migration pilote
Il y aura toujours une difficulté que vous n’aurez pas envisagée durant les précédentes étapes. C’est pourquoi il est important de réaliser un test de migration, avec un échantillon d’informations représentatives de vos différents pôles (de l’ordre de 5% de vos données environ). Cette étape permet de voir comment l’environnement informatique réagira à la transition. Il s’agira ensuite d’effectuer les derniers ajustements en fonction des résultats de ce test.
La migration
Si vous avez suivi les étapes précédentes, celle-ci ne devrait pas poser de soucis de productivité ou de sécurité. Il est cependant nécessaire de toujours surveiller l’avancement de la migration, surtout dans les premiers temps. Il faudra aussi communiquer sur l’avancement de la migration avec vos utilisateurs afin de les préparer au mieux à leur nouvel environnement de travail.
Maintenance
Une fois votre Système d’Information entièrement migré sur le cloud, il est toujours important de conserver la mainmise sur vos données pour éviter toute perte ou faille de sécurité. Il est important de surveiller constamment l’environnement de travail afin de limiter les risques et de pouvoir repérer les éventuelles difficultés pour les anticiper ou pour restaurer les pertes.
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